Заявки приходят сообщениями: сначала просят две лампы, затем меняют количество, позже переносят срок. Если собрать только фразы «нужно» и «заказать», отменённая заявка может остаться активной, повторная увеличит количество, а одинаковые товары из разных заявок сольются.
Нужен реестр, где каждая строка показывает текущее состояние позиции и ссылается на сообщения-основания. Ниже пример с 12 сообщениями, правилами преобразования и промптом для ChatGPT. Сначала извлечём данные из обычного текста, без формул, анализа готового CSV и интеграции с CRM.
Определите единицу учёта
В реестре различаются сообщение, заявка и позиция. Одно сообщение может содержать две позиции, а одна заявка может изменяться несколькими сообщениями. Поэтому количество входящих сообщений не должно совпадать с количеством итоговых строк.
Присвойте сообщениям и заявкам отдельные ID. Заявка R03 объединяет связанные позиции, а M05 и M10 показывают, где они появились и когда изменился срок. Это удобнее, чем искать основание по словам «папка» или «кабель», которые встречаются неоднократно.
Заранее решите, как обрабатывать отмены и неизвестные значения. В примере отменённая заявка сохраняется с соответствующим статусом. Неизвестное количество остаётся пустым: ноль означал бы другое значение, а единица была бы догадкой.
Полный набор сообщений
Все заявки вымышлены. Их можно вставить в чат целиком после промпта.
Источник B0
Ниже 12 сообщений за 22 октября 2026 года. Это искусственный набор заявок, не реальные сотрудники. «Повтор» не создаёт новую заявку. Сообщение об исправлении заменяет только указанное поле. Отмена меняет статус, но не удаляет запись. Разные позиции одного сообщения — отдельные строки. Одинаковое наименование в разных заявках не означает дубль. Если дата не указана, оставь поле пустым и объясни это отдельно. Не придумывай исполнителей и время.
M01. Заявка R01: нужно 4 USB-C кабеля. Нужны к 26.10.2026.
M02. Заявка R02: нужны 2 настольные лампы. Нужны к 27.10.2026.
M03. Повтор M01, заявка R01: нужно 4 USB-C кабеля. Нужны к 26.10.2026.
M04. Исправление R02: ламп нужно 3 вместо 2. Срок прежний.
M05. Заявка R03: нужны 5 папок и 2 лотка для бумаг. Для обеих позиций срок 28.10.2026.
M06. Заявка R04: нужны 2 USB-C кабеля. Срок пока не определён.
M07. Отмена заявки R01 полностью.
M08. Заявка R05: нужен 1 маркер, цвет чёрный. Срок 29.10.2026.
M09. Заявка R06: нужны 2 маркера, цвет чёрный. Срок 29.10.2026. Это отдельная заявка, не повтор R05.
M10. Исправление R03: срок обеих позиций переносится с 28.10.2026 на 30.10.2026. Количества прежние.
M11. Заявка R07: нужна подставка для ноутбука. Количество и срок пока не указаны.
M12. Заявка R08: нужны 3 блокнота. Срок 31.10.2026.Не удаляйте похожие сообщения заранее: среди них могут быть самостоятельные заявки. Проверяйте связь по ID и содержанию; неоднозначность выносите на уточнение.
Промпт для актуального реестра
Минимальная формулировка выглядит так:
Собери из сообщений таблицу заявок на конец периода и коротко опиши неопределённости.
[Вставьте B0 и сообщения M01–M12 целиком.]Для рабочего шаблона лучше явно определить колонки и правила обновления:
Собери реестр заявок на конец периода строго по сообщениям. Колонки: ID заявки; позиция; количество; статус; дата потребности в формате ГГГГ-ММ-ДД; ID сообщений-оснований; неопределённость. Раздели разные позиции одной заявки, не склеивай самостоятельные заявки с одинаковым товаром. Повторы не создают строк, исправления заменяют только указанное поле, отмены сохраняются со статусом отменена. Для незаполненного количества или даты используй пустую ячейку, не 0 и не догадку. Остальные заявки считай активными. Сохрани все ID, необходимые для проверки истории каждой строки. После таблицы сообщи число заявок, строк и активных строк. Не суммируй вместе неоднородные товары.
[Вставьте B0 и сообщения M01–M12 целиком.]Для проверки ламп нужны M02 и M04, для папок и лотков M05 и M10. Последнее сообщение может содержать только новый срок, без исходного количества.
Как должна выглядеть контрольная таблица
Это таблица для сверки, составленная по исходнику до запросов, не ответ ChatGPT. Пустые ячейки оставлены намеренно.
| ID | Позиция | Количество | Статус | Дата потребности | Основания | Неопределённость |
|---|---|---|---|---|---|---|
| R01 | USB-C кабель | 4 | отменена | 2026-10-26 | M01, M03, M07 | Нет |
| R02 | настольная лампа | 3 | активна | 2026-10-27 | M02, M04 | Нет |
| R03 | папка | 5 | активна | 2026-10-30 | M05, M10 | Нет |
| R03 | лоток для бумаг | 2 | активна | 2026-10-30 | M05, M10 | Нет |
| R04 | USB-C кабель | 2 | активна | M06 | Дата не определена | |
| R05 | маркер чёрный | 1 | активна | 2026-10-29 | M08 | Нет |
| R06 | маркер чёрный | 2 | активна | 2026-10-29 | M09 | Нет |
| R07 | подставка для ноутбука | активна | M11 | Количество и дата не указаны | ||
| R08 | блокнот | 3 | активна | 2026-10-31 | M12 | Нет |
Всего восемь уникальных заявок и девять строк. Активных заявок семь, активных строк восемь. Разница возникает из-за двух позиций R03. Одна заявка отменена, но из истории она не исчезает.
Дата в отменённой R01 сохраняет исходный реквизит и не означает, что кабели по-прежнему нужно купить. R05 и R06 остаются отдельными заявками, хотя товар, цвет и дата совпадают. Подставке R07 нельзя присвоить количество 1 только потому, что существительное стоит в единственном числе: источник прямо сообщает, что количество неизвестно.
Проверьте таблицу по событиям
Проверьте каждое исходное сообщение: появилась позиция, изменилось поле, зафиксирован повтор или установлена отмена.
Особое внимание уделите четырём местам:
- M03 не создаёт дополнительную строку и не увеличивает количество кабелей.
- M04 меняет количество ламп, сохраняя прежнюю дату.
- M07 отменяет R01, но не удаляет запись и не затрагивает R04.
- M10 переносит срок обеих позиций R03, не меняя количества.
Затем проверьте пустые значения и основания. Для R01 повтор M03 можно учесть в отдельном журнале обработки, если его нет в самой ячейке. Важно различать ошибку состояния заявки и неполноту объяснения, как получена строка.
Группируйте количества по однородным товарам после проверки реестра, сохраняя связь с заявками. Общая сумма кабелей, ламп и папок малоинформативна.
Запросите повторный аудит
Сохраните первый ответ и отправьте в тот же чат:
Проверь свою таблицу против исходных 12 сообщений. Сначала перечисли найденные ошибки или явно напиши, что не нашёл их. Затем дай окончательную таблицу с теми же колонками, сохранив отменённую заявку и все неизвестные поля. Не получай новые сведения из интернета.Самопроверка не заменяет сверку с исходником. Сохраните обе версии, чтобы видеть качество первого извлечения отдельно от результата дополнительного запроса.
Что получилось на практике
Проверка состоялась 22 октября 2026 года в ChatGPT. В интерфейсе отображались ChatGPT Plus и настройка мощности Medium; точное имя модели не показано. Это редакционная сверка с заранее подготовленным эталоном, а не независимая экспертная оценка или статистическое исследование. Короткий и подробный запросы отправили в отдельные чаты с одинаковым исходником, затем запросили аудит. Контрольную таблицу модели не показывали.
Оба первых ответа правильно восстановили состояние заявок: девять строк, восемь заявок, все исправления и отмена учтены. R03 разделена на две позиции, R05 и R06 не объединены. Количества, статусы, даты и ID сообщений соответствуют исходнику по смыслу.
Разница оказалась в формате и дополнительных выводах. Короткий ответ поставил тире в трёх неизвестных ячейках вместо требуемой пустоты. Это отклонение оформления, не выдуманные значения: неопределённость объяснена отдельно. Даты в формате ДД.ММ.ГГГГ допустимы, поскольку короткий запрос не требовал ISO.
Он также добавил «18 единиц» по активным заявкам без R07. Арифметика верна: 3 + 5 + 2 + 2 + 1 + 2 + 3 = 18. Практический смысл такого итога ограничен: вместе сложены разные предметы. Подробный запрос прямо запрещал такое суммирование и его не получил.
Подробный ответ сохранил пустые ячейки, использовал ISO-даты и выполнил заданную структуру. Повторный аудит вернул ту же корректную таблицу; содержательных исправлений не произошло. Говорить, что аудит улучшил результат, оснований нет.
Аудит короткой ветки не загрузился: «Не удалось загрузить этот ответ». Его полезность оценить нельзя. Полученные ответы показывают разницу в соблюдении формата на этом примере, но не доказывают общее превосходство одной формулировки.
Что делать с проверенным реестром
После сверки таблицу можно перенести в рабочий файл. Проверьте, что пустые значения не превратились в нули, даты остались датами, а отменённая строка не попала в список текущих закупок. Сохраните исходные сообщения или разрешённые ссылки на них: без оснований следующий проверяющий увидит только готовые значения.
Для переписки без ID и с противоречащими поручениями потребуется уточнение. Не загружайте служебные или персональные сведения, если это запрещено правилами вашей организации.
Если нужно выбрать инструмент для готовых таблиц, см. сравнительный тест ChatGPT Plus и DeepSeek. Здесь результат другой: актуальное состояние заявок, история изменений и явно отмеченное неизвестное.
