Инструкция по возврату ноутбука на склад компании «ПримерЛаб»

Версия 1.0 · Учебная инструкция на основе синтетического исходника v1.0

2.1. Область применения

Инструкция определяет порядок возврата выданного ноутбука и его принадлежностей на внутренний склад учебной компании «ПримерЛаб».

Процесс включает подачу заявки, идентификацию оборудования, согласование передачи, физический приём, проверку ИТ-специалистом, обновление реестра и закрытие заявки.

Инструкция не регулирует увольнение, денежные удержания или ответственность сотрудника.

2.2. Участники и ответственность

Участник

	

Ответственность




Сотрудник

	

Подаёт заявку, лично передаёт ноутбук и принадлежности, подтверждает фактически принятые комплект и состояние. Сообщает о замеченном повреждении




ИТ-специалист

	

Проверяет заявку, идентифицирует оборудование, согласует передачу, проводит проверку после приёма, фиксирует результаты и устанавливает предусмотренные статусы




Кладовщик

	

Принимает оборудование, сверяет комплект, осматривает внешнее состояние, фиксирует приём, размещает повреждённое оборудование в зоне проверки, обновляет реестр и закрывает заявку




Координатор оборудования

	

Проверяет сведения при неоднозначной идентификации, фиксирует соответствие записи реестра, определяет дальнейший маршрут повреждённого ноутбука

2.3. Подготовка заявки

Шаг 1. Создание заявки

Ответственный: сотрудник.

Сотрудник создаёт заявку в сервис-деске и указывает:

Модель ноутбука.

Инвентарный номер.

Серийный номер с корпуса ноутбука.

Список возвращаемых принадлежностей.

Описание видимого состояния ноутбука.

Желаемую дату передачи.

Если инвентарный номер неизвестен, сотрудник указывает «неизвестен».

Если серийный номер невозможно прочитать, указывает «не читается».

Придумывать номера или восстанавливать их по памяти не требуется.

2.4. Основной маршрут возврата

Проверка заявки и идентификация

Ответственный: ИТ-специалист.

ИТ-специалист проверяет заявку и сопоставляет сведения с реестром оборудования.

Когда конкретная запись реестра однозначно определена, устанавливает статус «Ожидает передачи».

При проблемах с идентификацией применяется порядок из раздела 2.5.

Согласование времени передачи

Ответственный: ИТ-специалист.

После определения записи реестра ИТ-специалист согласует в заявке время передачи с сотрудником и кладовщиком.

Склад принимает оборудование с понедельника по пятницу, с 10:00 до 17:00 по местному времени офиса.

Это часы физического приёма, а не срок выполнения заявки.

Физическая передача ноутбука

Ответственные: сотрудник и кладовщик.

В согласованное время сотрудник лично передаёт кладовщику ноутбук и принадлежности.

Кладовщик сверяет фактический комплект с заявкой и осматривает внешнее состояние.

В заявке фиксирует:

дату и время приёма;

фактически полученные предметы;

состояние ноутбука.

Если фактический комплект отличается от заявленного, кладовщик записывает полученные предметы. Само расхождение не препятствует приёму.

Сотрудник комментарием в заявке подтверждает зафиксированные комплект и состояние.

Кладовщик устанавливает статус «Ожидает проверки ИТ».

Проверка ноутбука

Ответственный: ИТ-специалист.

После физического приёма ИТ-специалист проверяет ноутбук и записывает результат в заявке.

Если повреждений и неисправностей нет, устанавливает статус «Готово к завершению».

При обнаружении повреждений применяется порядок из раздела 2.5.

Обновление реестра и закрытие заявки

Ответственный: кладовщик.

После установки статуса «Готово к завершению» кладовщик обновляет в реестре местонахождение и состояние ноутбука.

Затем закрывает заявку со статусом «Завершен».

Одна лишь подача заявки или физическая передача оборудования не означает завершения возврата.

2.5. Исключения и нестандартные ситуации
A. Неизвестный инвентарный номер

Если инвентарный номер неизвестен, сотрудник указывает в заявке «неизвестен».

ИТ-специалист пытается определить устройство по серийному номеру.

Если запись в реестре найдена однозначно, отдельное согласование координатора оборудования не требуется. Далее применяется основной маршрут.

Если серийный номер не читается, совпадений нет или подходят несколько записей:

ИТ-специалист устанавливает статус «Уточнение номера».

Обращается к координатору оборудования.

Координатор проверяет сведения и фиксирует в заявке, какой записи реестра соответствует ноутбук.

Пока однозначное соответствие не установлено, время передачи не назначают и склад ноутбук не принимает.

Кладовщик не присваивает устройству новый инвентарный номер.

Дальнейший маршрут после установления соответствия применяется по основному порядку.

Б. Повреждение ноутбука

Сообщение о повреждении

Если сотрудник заметил повреждение, он сообщает о нём в заявке.

Если повреждение обнаружил кладовщик или ИТ-специалист, сообщение вносит обнаруживший его участник.

Сообщающий добавляет описание и фотографию повреждения.

Приём и размещение

Повреждённый ноутбук принимается складом, если он однозначно идентифицирован и передаётся в согласованное время.

Кладовщик размещает его в зоне проверки, а не среди оборудования, готового к выдаче.

Проверка ИТ-специалистом

ИТ-специалист проводит проверку, записывает заключение в заявке и устанавливает статус «На разборе повреждения».

Решение координатора

После заключения ИТ-специалиста координатор оборудования фиксирует в заявке один из дальнейших маршрутов:

ремонт;

дальнейшее использование.

Сотрудник и кладовщик не принимают это решение.

Завершение возврата

После фиксации решения координатора ИТ-специалист устанавливает статус «Готово к завершению».

Кладовщик обновляет в реестре фактическое местонахождение и состояние ноутбука и закрывает заявку со статусом «Завершен».

Возврат может быть завершён до окончания ремонта. Ремонт относится к отдельному процессу.

Автоматическое списание стоимости повреждённого оборудования или штраф исходными правилами не предусмотрены.

В. Обращение в выходной день

В субботу и воскресенье склад не принимает оборудование.

Подать заявку в сервис-деске в выходной можно. Физическую передачу согласуют на рабочее время приёма склада.

Автоматического назначения на утро понедельника нет: дата и время требуют согласования.

Оставление ноутбука у охраны, у коллег или без присмотра у склада не считается передачей.

Сотрудник должен лично передать оборудование кладовщику в согласованное время.

2.6. Статусы заявки

Статус

	

Исполнитель

	

Условие




«Уточнение номера»

	

ИТ-специалист

	

Серийный номер не читается, нет совпадений или найдено несколько подходящих записей при уточнении идентификации




«Ожидает передачи»

	

ИТ-специалист

	

Конкретная запись реестра определена




«Ожидает проверки ИТ»

	

Кладовщик

	

Оборудование физически принято, комплект и состояние зафиксированы




«На разборе повреждения»

	

ИТ-специалист

	

Проведена проверка повреждённого ноутбука и записано заключение




«Готово к завершению»

	

ИТ-специалист

	

Проверка не выявила повреждений и неисправностей либо координатор зафиксировал решение после заключения ИТ




«Завершен»

	

Кладовщик

	

Обновлён реестр и закрыта заявка

2.7. Условия завершения возврата

Возврат завершается после выполнения всех применимых условий.

Контрольный список

0 из 9

Устройство однозначно сопоставлено с записью реестра
Сотрудник лично передал ноутбук кладовщику
Кладовщик зафиксировал дату, время, комплект и состояние
Сотрудник подтвердил комплект и состояние комментарием
ИТ-специалист выполнил проверку и записал результат
Если есть повреждение — координатор зафиксировал дальнейший маршрут
ИТ-специалист установил статус «Готово к завершению»
Кладовщик обновил местонахождение и состояние в реестре
Кладовщик закрыл заявку со статусом «Завершен»
Условие о решении координатора применяется только при повреждении.
Сбросить отметки
2.8. Что не установлено

В исходнике [F09] не установлены следующие условия:

срок возврата ноутбука;

время первого ответа на заявку;

длительность проверки ИТ;

срок решения координатора;

срок ремонта;

календарь праздничных дней;

отдельная срочная процедура;

доставка курьером;

правила очистки данных;

процедура завершения ремонта.

Если для конкретного случая нужны эти сведения, их необходимо запросить отдельно. Указывать неподтверждённые сроки или способы действий как обязательные нельзя.
