Инструкция по возврату ноутбука на склад компании «ПримерЛаб»

Версия: 1.0
Статус: учебная инструкция на основе синтетического описания процесса.

Инструкция определяет порядок возврата выданного ноутбука и принадлежностей на внутренний склад компании «ПримерЛаб»: от подачи заявки до обновления реестра оборудования и закрытия заявки.

1. Участники и ответственность

Участник

	

За что отвечает




Сотрудник

	

Создаёт заявку, указывает сведения об оборудовании, лично передаёт ноутбук и подтверждает зафиксированные комплект и состояние




ИТ-специалист

	

Проверяет заявку, идентифицирует ноутбук по реестру, согласует передачу, проводит техническую проверку




Кладовщик

	

Принимает оборудование, сверяет комплект, фиксирует состояние, обновляет реестр и закрывает заявку




Координатор оборудования

	

Помогает определить устройство при неоднозначной идентификации и принимает решение о дальнейших действиях при повреждениях

2. Пошаговый порядок возврата
1

Создайте заявку в сервис-деске

Ответственный: сотрудник

Укажите модель ноутбука, инвентарный номер, серийный номер с корпуса, список возвращаемых принадлежностей, видимое состояние ноутбука и желаемую дату передачи.

Если инвентарный номер неизвестен, укажите неизвестен. Если серийный номер невозможно прочитать — не читается. Не придумывайте номера и не восстанавливайте их по памяти.

2

Проверьте заявку и определите устройство

Ответственный: ИТ-специалист

Сопоставьте сведения из заявки с реестром оборудования. Если инвентарный номер отсутствует, используйте серийный номер.

При однозначном совпадении переведите заявку в статус Ожидает передачи.

Если определить запись однозначно не удаётся, действуйте по разделу 3.

3

Согласуйте дату и время передачи

Ответственный: ИТ-специалист, совместно с сотрудником и кладовщиком

Согласуйте конкретное время в заявке после однозначной идентификации ноутбука.

Приём на складе: понедельник — пятница, 10:00–17:00.

Время местное для офиса. Это часы физического приёма, а не срок обработки заявки.

4

Передайте ноутбук и принадлежности

Ответственные: сотрудник и кладовщик

Сотрудник лично передаёт оборудование кладовщику в согласованное время.

Кладовщик сверяет комплект с заявкой, осматривает внешнее состояние и фиксирует дату и время приёма, фактически полученные предметы и состояние ноутбука.

Сотрудник комментарием в заявке подтверждает зафиксированные комплект и состояние.

Кладовщик устанавливает статус Ожидает проверки ИТ.

5

Проверьте техническое состояние

Ответственный: ИТ-специалист

После физического приёма проверьте ноутбук и внесите результат в заявку.

Если повреждений и неисправностей нет, установите статус Готово к завершению.

Если есть повреждения, действуйте по разделу 3.

6

Обновите реестр и закройте заявку

Ответственный: кладовщик

После получения статуса Готово к завершению обновите в реестре фактическое местонахождение и состояние ноутбука.

Закройте заявку со статусом Завершен.

Важно: возврат считается завершённым только после проверки ИТ-специалистом, обновления реестра и закрытия заявки. Создание заявки или физическая передача ноутбука сами по себе возврат не завершают.

3. Исключения и нестандартные ситуации

Ситуация

	

Порядок действий




Инвентарный номер неизвестен

	

Сотрудник пишет неизвестен. ИТ-специалист ищет устройство по серийному номеру. При однозначном совпадении координатор не нужен.




Серийный номер не читается, совпадений нет или их несколько

	

ИТ-специалист ставит Уточнение номера и обращается к координатору. Координатор фиксирует соответствующую запись реестра. До однозначной идентификации передачу не назначают, а склад устройство не принимает.




Фактический комплект отличается от заявки

	

Кладовщик фиксирует фактически полученные предметы. Одно лишь расхождение не препятствует приёму. Сотрудник подтверждает сведения комментарием.




Обнаружено повреждение

	

Обнаруживший участник добавляет в заявку описание и фотографию. Идентифицированный ноутбук принимают, размещают в зоне проверки. ИТ-специалист оформляет заключение и ставит На разборе повреждения.




По повреждению требуется решение

	

Координатор после заключения ИТ фиксирует маршрут: ремонт или дальнейшее использование. ИТ-специалист затем ставит Готово к завершению, кладовщик обновляет реестр и закрывает заявку.




Возврат требуется в выходной

	

Заявку подать можно, но передачу согласуют на время работы склада в будни. Автоматического назначения на понедельник нет.




Предлагается оставить ноутбук охране, коллеге или у склада

	

Такая передача запрещена. Необходимо лично передать оборудование кладовщику в согласованное время.

Кладовщик не присваивает новый инвентарный номер устройству, которое не удалось идентифицировать.

Особенности возврата повреждённого ноутбука

Порядок обработки повреждения

Повреждение обнаружено

Обнаруживший участник добавляет описание и фото

Приём на склад и зона проверки

При условии однозначной идентификации

Проверка и заключение ИТ

Статус «На разборе повреждения»

Решение координатора

Ремонт или дальнейшее использование

Завершение возврата

ИТ меняет статус, кладовщик обновляет реестр и закрывает заявку

Ремонт может продолжаться после закрытия заявки на возврат. Он рассматривается как отдельный процесс. Автоматические штрафы или списание стоимости повреждённого оборудования настоящей инструкцией не предусмотрены.

4. Статусы заявки

Статус

	

Кто устанавливает

	

Когда




Уточнение номера

	

ИТ-специалист

	

Устройство невозможно однозначно определить




Ожидает передачи

	

ИТ-специалист

	

Запись оборудования в реестре определена




Ожидает проверки ИТ

	

Кладовщик

	

Физический приём зафиксирован




На разборе повреждения

	

ИТ-специалист

	

Проведена проверка повреждённого ноутбука, записано заключение




Готово к завершению

	

ИТ-специалист

	

Проверка без неисправностей завершена либо координатор зафиксировал решение по повреждению




Завершен

	

Кладовщик

	

Реестр обновлён, заявка закрыта

5. Контрольный список перед завершением

Проверка полноты возврата

0 из 8

В заявке однозначно определена запись ноутбука в реестре
Физическая передача кладовщику состоялась
Дата, время, фактический комплект и состояние зафиксированы
Сотрудник подтвердил комплект и состояние комментарием
ИТ-специалист проверил ноутбук и записал результат
При повреждении координатор зафиксировал дальнейший маршрут
ИТ-специалист установил статус «Готово к завершению»
Кладовщик обновил местонахождение и состояние в реестре
До закрытия заявки проверьте все применимые условия. Пункт о решении координатора не требуется, если повреждений нет.
Сбросить отметки
6. Вопросы, не урегулированные инструкцией

В исходном описании отсутствуют следующие правила: срок возврата ноутбука, срок первого ответа на заявку, продолжительность ИТ-проверки, срок принятия решения координатором, продолжительность ремонта, календарь праздничных дней, срочная процедура, курьерская доставка, порядок очистки данных и завершение ремонта.

Если эти сведения необходимы, их следует уточнить отдельно. Устанавливать собственные сроки или способы действий вместо отсутствующих правил нельзя.

Итог: последовательность возврата — заявка → идентификация → согласование передачи → физический приём → проверка ИТ → обновление реестра → закрытие заявки. При проблемах с идентификацией процесс приостанавливается до определения устройства, а при повреждениях дополнительно требуется решение координатора оборудования.

Инструкция составлена по синтетическому исходнику v1.0, без добавления неподтверждённых требований.