Промпты для деловой переписки: 5 писем с точными договорённостями

Деловое письмо должно сохранить детали: кто отвечает за результат, какая дата согласована и о чём вы только просите. Передайте нейросети эти различия вместе с заметками, чтобы подготовить черновик.

Первый промпт использует вымышленный пример. В остальных замените поля в квадратных скобках своими сведениями. Если чего-то не знаете, напишите «неизвестно».

Что передать нейросети до написания письма

Вместо «напиши деловое письмо» дайте короткий бриф: кто пишет, кому, зачем, что известно, что не согласовано и какого действия вы ждёте. Укажите тон, длину и обращение на «ты» или «вы».

В рекомендациях OpenAI выделены конкретность, контекст и последовательная доработка. Вместо «попроси документы побыстрее» напишите: «Запроси перечень в XLSX до 21 октября; срок предлагаю впервые, попроси подтвердить его».

Особенно полезно разделить исходные сведения на три группы:

• Договорились: адресат подтвердил действие и срок.
• Предлагаю: вы хотите согласовать действие или дату.
• Неизвестно: информации пока нет; её можно запросить, если она нужна для следующего шага.

«Пришлите до четверга» и «как договорились, жду в четверг» создают разные ожидания: вторая формулировка приписывает адресату обязательство.

Перед вставкой заметок замените имена, компании и контакты условными, удалите ненужные реквизиты и закрытые условия. Пользуйтесь разрешённой в организации средой. Отключение обучения в настройках данных ChatGPT само по себе не удаляет переписку из истории.

1. Письмо после встречи: договорённости и открытые вопросы

Не смешивайте итог встречи с новыми пожеланиями: сначала подтверждённые действия, затем дополнительные просьбы.

Возьмём вымышленный проект. Анна Лебедева из студии «Маяк» и Илья Орлов из компании «Север» обсудили обновление каталога. Илья обещал перечень товаров, Анна — предварительную структуру. Три образца фотографий Анна просит дополнительно, а дата готовности всех снимков пока неизвестна.

Этот промпт можно скопировать целиком, чтобы получить письмо на тех же данных:

Подготовь на русском языке черновик делового письма после встречи. Используй только факты из блока «Данные». Тон — спокойный, уважительный, без канцелярита и заискивания. Адресат — Илья, обращение на «вы».

Данные:
- Сегодня в этом вымышленном сценарии 20.10.2026.
- Я — Анна Лебедева, менеджер проектов студии «Маяк».
- Получатель — Илья Орлов, менеджер компании «Север».
- На встрече 19.10.2026 обсудили обновление каталога продукции.
- Договорились: Илья пришлёт перечень 12 товарных позиций до 21.10.2026, 16:00 по Москве.
- Договорились: Анна отправит предварительную структуру каталога до 23.10.2026, 18:00 по Москве. Для структуры достаточно перечня позиций. Фотографии понадобятся на следующем этапе.
- Я дополнительно прошу три образца фотографий в JPG или PNG до 22.10.2026, 12:00 по Москве. Этот срок ещё не согласован: попроси Илью подтвердить, подходит ли он.
- Дата готовности всех фотографий неизвестна: попроси Илью сообщить её, если он уже может её назвать.
- Бюджет, дата запуска каталога и дата следующей встречи неизвестны. Вложений нет.

Задача:
1. Кратко зафиксируй две согласованные договорённости.
2. Отдельно сформулируй дополнительную просьбу о трёх образцах и подтверждении предлагаемого срока.
3. Спроси о дате готовности всех фотографий, не назначая её.

Не добавляй новых фактов, причин, скидок, гарантий или обещаний. Не объявляй предлагаемый срок согласованным. Не делай подготовку структуры зависимой от фотографий. Не пиши о приложенных файлах. Не назначай запуск, следующую встречу или бюджет. Не подставляй придуманные значения вместо неизвестного.

Формат: одна тема письма и одно письмо объёмом до 180 слов без учёта темы. Допустим короткий список договорённостей. Заверши подписью «Анна Лебедева». Выведи только тему и письмо.

Для своего проекта замените блок «Данные» целиком. Укажите дату и часовой пояс явно: «завтра к обеду» неоднозначно. Не переносите в новый бриф обязательства из примера.

Вымышленный пример: две договорённости, один предлагаемый срок и открытый вопрос о готовности всех фотографий. Фото не являются условием подготовки структуры.

Как сохранить смысл при сокращении

В нашем примере письмо должно удержать три разных срока. Перечень 12 позиций ожидается 21 октября к 16:00, структура — 23 октября к 18:00. Образцы фотографий нужны 22 октября к 12:00, но Илья ещё не подтвердил эту просьбу. Все часы — по Москве.

Проверять нужно и зависимость задач: фотографии требуются для следующего этапа, поэтому их отсутствие не должно превращаться в условие подготовки структуры. Неизвестную дату готовности всех фотографий следует спросить. Дата запуска каталога из этих сведений не вытекает.

В примере ChatGPT сохранил все договорённости уже в первом ответе. Срок трёх образцов остался просьбой с подтверждением, а дата готовности всех фотографий — вопросом. Лишних обещаний и зависимостей не появилось.

Если письмо слишком длинное или сухое, уточните правку. Вместо «сделай лучше» передайте конкретные требования:

Сократи письмо до 120 слов без учёта темы и сделай тон чуть теплее. Сохрани все даты и время, количество позиций, количество и формат образцов, две согласованные договорённости, просьбу подтвердить предлагаемый срок и вопрос о дате готовности всех фотографий. Не добавляй фактов или обещаний. Если первый ответ нарушил исходные данные, исправь это по исходному блоку «Данные». Выведи только тему и письмо.

После этой правки получилось такое письмо:

Тема: Итоги встречи 19 октября — обновление каталога продукции

Илья, добрый день!

Спасибо за встречу 19 октября! Рада, что мы обсудили обновление каталога продукции.

Кратко зафиксирую наши договорённости:

• До 21 октября 2026 года, 16:00 по Москве — вы пришлёте перечень 12 товарных позиций.
• До 23 октября 2026 года, 18:00 по Москве — я отправлю предварительную структуру каталога. Для её подготовки достаточно перечня позиций, фотографии понадобятся на следующем этапе.

Дополнительно прошу прислать три образца фотографий в формате JPG или PNG до 22 октября 2026 года, 12:00 по Москве. Подскажите, пожалуйста, подходит ли вам этот срок?

Также буду признательна, если сообщите, когда будут готовы все фотографии, если дата уже известна.

С уважением, Анна Лебедева

Факты сохранились и после правки. Тон стал теплее за счёт «Рада» и «буду признательна», но сокращения не произошло: без темы было 95 слов, стало 101. Оба варианта укладываются в предел 120 слов. Поэтому просьбу «сократи» тоже стоит проверять: соблюдение потолка длины ещё не означает, что письмо стало короче.

2. Запрос документов: состав, формат и желательный срок

Вместо «пришлите материалы» назовите комплект, формат и действие на случай, если всё собрать пока нельзя. Не приписывайте предлагаемому сроку статус договорённости и не придумывайте последствия задержки.

Напиши по этим данным русское письмо с запросом документов:
- Я, подпись, адресат, обращение на ты/вы: [данные].
- Для чего нужны документы: [факт].
- Полный комплект и форматы файлов: [список].
- Уже получено: [список или «ничего»].
- Нужны до: [дата, время, часовой пояс или «неизвестно»].
- Срок: [согласован / предлагаю впервые].
- Способ передачи: [известный способ или «не задан»].
- Если комплект не готов, прошу: [действие].

Выдай тему и письмо до 150 слов. Запроси только недостающее. Для предложенного срока попроси подтверждение; если дата неизвестна, попроси назвать её. Не придумывай факты, причины срочности, санкции, ссылки, вложения и обязательства. Не называй предложение договорённостью. Если состав документов не задан, уточни его вместо письма. Тон уважительный, без канцелярита.

3. Напоминание: вернуть разговор к действию

Укажите дату предыдущего обращения, ожидаемое действие и статус срока. Добавьте текущую дату: без неё нельзя назвать срок прошедшим. Если согласованной даты не было, попросите уточнить её без обвинений.

Подготовь вежливое письмо-напоминание на русском языке.
Факты:
- Сегодня: [дата и часовой пояс].
- Я, подпись, адресат, обращение на ты/вы: [данные].
- Предыдущее обращение: [дата, канал, просьба].
- Срок: [дата и статус: согласован / предложен / не задан].
- Что фактически получено: [статус].
- Что прошу сейчас: [одно действие].

Выдай тему и письмо до 100 слов: напомни о просьбе и назови следующий шаг. Используй только данные выше. Упоминай просрочку лишь если она следует из текущей даты и согласованного срока. Не придумывай повторных обращений, причин молчания, новых сроков или угроз. Не обвиняй адресата. Если фактов недостаточно, уточни их вместо догадки.

4. Корректный отказ: ясное решение без лишних обещаний

Если предложение отклонено окончательно, фраза «обязательно вернёмся позже» создаёт лишнее ожидание. Смягчайте тон, сохраняя решение. Если причину нельзя сообщить, укажите это: не поручайте модели придумывать объяснение.

Напиши уважительный деловой отказ на русском языке.
- Я, подпись, адресат, обращение на ты/вы: [данные].
- Предложение, на которое отвечаю: [содержание].
- Решение и его границы: [что отклоняю; окончательно ли].
- Причина для письма: [факт или «не раскрывать»].
- Альтернатива: [доступный вариант или «не предлагать»].
- Возвращение к вопросу: [реальное условие или «не обещать»].

Выдай тему и письмо до 120 слов. Ясно сообщи решение и только разрешённую причину. Не придумывай бюджет, занятость, компенсацию, рекомендации или будущее сотрудничество. Альтернативу включай только если она задана. Не превращай отказ в «пока думаем». Если решение не указано, уточни его вместо письма.

5. Перенос срока: отделить новую дату от предложения

Подтверждённый новый срок можно зафиксировать, предложенный — попросить согласовать. Если даты нет, не обещайте результат «на днях». Срок следующего обновления тоже должен исходить от вас, а не появляться ради красивого завершения письма.

Напиши русское деловое письмо об изменении срока.
- Я, подпись, адресат, обращение на ты/вы: [данные].
- Результат и прежний срок с часовым поясом: [данные].
- Что изменилось: [факт].
- Причина для письма: [факт или «не раскрывать»].
- Новая дата с часовым поясом: [дата или «неизвестна»].
- Её статус: [подтверждена / предлагается / отсутствует].
- Моё действие сейчас: [реальное действие или «не задано»].
- Обязуюсь дать обновление: [срок или «срок не задан»].
- Что прошу от адресата: [действие].

Выдай тему и письмо до 150 слов. Назови изменение и следующий шаг. Для предложенной даты попроси подтверждение. Если дата неизвестна, скажи это, не обещай «скоро». Срок обновления включай только если задан. Не добавляй причин, гарантий, компенсаций и обязательств. При противоречии даты и её статуса уточни данные вместо письма. Тон уважительный, прямой.

Что проверить перед отправкой

Прочитайте письмо рядом с исходными заметками. OpenAI предупреждает, что ChatGPT может ошибаться в датах и фактах, даже когда отвечает уверенно. Для деловой переписки проверка конкретна: имена, числа, часовые пояса, названия документов, ответственные и формулировки обязательств.

Отдельно найдите слова «договорились», «обязательно», «гарантируем», «прилагаю» и «вернёмся». Каждое должно опираться на реальный факт или решение. Проверьте также отрицания: при сокращении «срок ещё не согласован» не должен превратиться в «срок согласован».